Notificare cu privire la prelucrarea
datelor cu caracter personal
in scop de resurse umane

Aceasta Notificare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal in scop de resurse umane („Notificarea”) are rolul de a informa angajatii, candidatii pentru posturile libere oferite de societate, administratorii sau orice alti contractori, consultanti sau alte persoane fizice care sunt angajati sau presteaza munca pentru societatea DIGITAL SALE SRL societate organizata in conformitate cu legislatia din Romania, avand sediul in Bucuresti, Calea 13 Septembrie 221-225-227, Complex Prosper, Sp P14A, Sector 5, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/16594/2008, CUI 24532676 („Societatea”) cu privire operatiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal (astfel cum sunt acestea definite de legislatia relevanta in materie, incluzand Regulamentul general privind protectia datelor 2016/679  - denumit in continuare „GDPR") efectuate de catre Societate, in considerarea calitatii acesteia de operator de date cu caracter personal.

  • Datele cu caracter personal prelucrate

In vederea scopului general de resurse umane, Organizatiile prelucreaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal (denumite in continuare „Datele cu Caracter Personal”):

    1. Date de contact si/sau identificare, incluzand: nume si prenume; adresa (domiciliul sau resedinta), inclusiv adresele anterioare; numar de telefon (personal si/sau de serviciu); e-mail (personal si/sau de serviciu); locul de munca; seria si numarul actului de identificare (buletin/ carte de identitate/ pasaport) precum si informatiile continute in aceste documente; codul numeric personal;
    2. Date specifice de resurse umane, incluzand: functia/ profesia; detaliile contractului incheiat cu Societatea; informatii privind educatia (inclusiv diplome, studii); curriculum vitae; nationalitate/ cetatenie; data nasterii; varsta; sex; date de stare civila; date de contact pentru situatii de urgenta (si anume: nume,  numar de telefon); religie; limba materna; alte limbi vorbite; date referitoare la autorizatia de munca/ permisul de sedere; date privind vize (acolo unde este necesar ca urmare a unor cerinte legate de legislatia muncii); informatii legate de maternitate si protectia maternitatii (inclusiv date referitoare la nastere); date referitoare la concediul de paternitate; locul muncii; actiuni cu privire la relatia de munca (angajare/ reangajare/ incetarea colaborarii); motive legate de actiunile cu privire la relatia de munca (angajare/ reangajare/ incetarea colaborarii); detalii cu privire la incetarea colaborarii; status-ul relatiei de munca; tipul de contract; data angajarii; vechimea; termenul contractului si informatii legate de contract; informatii cu privire la proprietatea companiei pusa la dispozitie angajatului; informatii cu privire la perioada de proba; durata preavizului; clasificarea ocupatiei; informatii cu privire la detasari/ delegari; detalii cu privire la calatorii; istoricul pregatirii profesionale in cadrul Societatii; informatii legate de evaluarile profesionale in cadrul Societatii; competente; date privind apartenenta sindicala; date privind sanctiuni disciplinare; program de munca; informatii legate de absente (inclusiv concedii, zile libere, concedii medicale si informatii aferente); informatii care sunt necesare pentru a permite acordarea, catre persoanele vizate, a (i) accesului la sistemul informatic al societatii si la retelele de conectare ale Societatii (inclusiv adresa de IP si informatii legate de logare); (ii) uneltelor si/sau dispozitivelor necesare pentru desfasurarea activitatii (calculatoare/ telefoane);
    3. Date legate de salarizare, incluzand: date bancare (contul bancar) si informatii necesare pentru efectuarea platilor; informatii cu privire la compensatii/ beneficii acordate persoanei vizate; datele persoanelor dependente (nume, CNP, relatie); salariu; deduceri salariale (daca este cazul); moneda;  
    4. Date referitoare la candidati (in cazul proceselor de recrutare), incluzand: detaliile candidatului; adresa de e-mail; adresa; angajatorul curent; istoricul locurilor de munca; educatie; licente/ certificari; informatii referitoare la studii precum si celelalte informatii incluse in curriculum vitae;
    5. Date de sanatate, incluzand: eventualele boli si/sau informatii legate de accidente; informatii cu privire la dizabilitati; informatii cu privire la concedii medicale.
  • Sursa Datelor cu Caracter Personal

Datele cu Caracter Personal pot fi obtinute din urmatoarele surse:

  1. direct de la dvs., cum ar fi prin furnizarea sau introducerea datelor dvs. in sistemele noastre de resurse umane, prin procesul de aplicare sau prin alte forme sau informatii pe care ni le furnizati in legatura cu angajarea dvs. (cerere de munca, contract de munca, curriculum vitae, contactele de urgenta etc.);
  2. prin activitatile pe care le desfasurati in timpul perioadei cat sunteti angajat, cum ar fi evaluarile dvs. de performanta; si
  3. de la terti, inclusiv referinte si alte verificari de fond, de la fosti angajatori si/sau agentii de recrutare a fortei de munca, sub rezerva cerintelor legale aplicabile.
  • Informatii despre persoanele dependente/ persoanele de contact

Daca ne furnizati Date cu Caracter Personal despre persoane dependente si/sau persoane de contact (de exemplu, pentru contactul de urgenta sau in vederea administrarii beneficiilor ori pentru indeplinirea altor obligatii ale dvs.), este responsabilitatea dvs. sa le informati cu privire la acest lucru si la drepturile lor cu privire la aceste informatii.

In masura in care operatiunile de prelucrare se efectueaza in baza consimtamantului, sunteti, de asemenea, responsabili pentru obtinerea consimtamantului explicit al acestor persoane (cu exceptia cazului in care puteti furniza acest consimtamant in numele lor) in ceea ce priveste prelucrarea acestor Date cu Caracter Personal in scopurile stabilite in prezenta informare. In acest sens, Societatea va va pune la dispozitie un formular specific pentru obtinerea consimtamantului, in mod corespunzator.

Daca preferati ca Societatea sa le furnizeze aceste informatii, va rugam sa informati Departamentul de Resurse Umane cu datele de contact aplicabile si vom face acest lucru.

  • Scopul prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Societatea colecteaza, prelucreaza si utilizeaza in orice alt mod Datelecu Caracter Personal in scopuri: (a) care sunt impuse de lege, reglementari, contracte colective sau alte acorduri aplicabile; (b) care sa permita Societatii sa isi indeplineasca scopurile legate de activitatea acesteia si obligatiile sale legale; (c) pentru a permite Societatii sa decida stabilirea unei relatii de munca cu dvs.; (d) pentru a permite initierea sau incetarea unei relatii de munca cu dvs. si/sau mentinerea relatiei de munca sau colaborare stabilita cu dvs.. In detaliu, aceste scopuri sunt sunt urmatoarele:

    1. managementul resurselor umane;
    2. implementarea politicilor de resurse umane;
    3. gestionarea si administrarea salariilor, compensatiilor, beneficiilor si a bonusurilor, evaluarea anuala a angajatilor;
    4. planificarea strategica a resurselor umane;
    5. administrarea concediilor, concediilor medicale sau altor tipuri de concedii pentru angajati conform dispozitiilor legale si/sau politicii Societatii;
    6. exercitarii drepturilor si obligatiilor partilor rezultate din relatiile de munca sau asimilate acestora;
    7. protejarii intereselor partilor in promovarea de actiuni in justitie si apararea impotriva oricaror pretentii si procese;
    8. asigurarii respectarii dispozitiilor legale referitoare la pastrarea si arhivarea datelor/ documentelor;
    9. exercitarea drepturilor Societatii in conformitate cu prevederile legale si respectarea obligatiilor legale (inclusiv investigatii in legatura cu acestea);
    10. scopuri subsumate scopului general de resurse umane.

 

Pentru evitarea oricarui dubiu, Societatea nu va folosi datele dvs. personale in scopuri de marketing decat in masura in care va dati in mod expres consimtamantul de a face acest lucru.

Totodata, Societatea mentioneaza ca nu exista vreun proces decizional automatizat (incluzand crearea de profiluri) bazat pe Datele dvs. cu Caracter Personal.

  • Dezvaluirea Datelor cu Caracter Personal

Datele dvs. cu Caracter Personal vor fi divulgate in cadrul Societatii doar catre persoanele de conducere si catre alte persoane care au nevoie de acces la Datele dvs. cu Caracter Personal („need to know basis”) pentru a-si indeplini atributiile specifice in scopurile enumerate in Sectiunea (4) de mai sus sau in cazul in care acest lucru este necesar sau permis de legislatia aplicabila.

Societatea poate, de asemenea, sa prezinte Datele dvs. cu Caracter Personal unor terte parti care furnizeaza servicii de salarizare, furnizori de beneficii, servicii de suport IT sau servicii tehnice si organizationale in legatura cu activitatile legate de resursele umane sau catre consultantii legali, de audit sau catre alti consultanti ai Societatii in scopurile mentionate in aceasta Notificare. Societatea va exercita o diligenta adecvata in selectarea furnizorilor terti de servicii si va solicita ca acesti furnizori sa mentina masurile de securitate tehnice si organizationale adecvate pentru a va proteja datele personale si pentru a le procesa in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile.

Societatea poate, de asemenea, sa dezvaluie Datele dvs. cu Caracter Personal autoritatilor, dupa cum este necesar sau permis de prevederile legale, entitatilor care se ocupa de asigurari sociale, publice si/sau private; consultantilor, in legatura cu operatiuni extraordinare de afaceri (de exemplu, in cazul unor fuziuni, achizitii si altele asemenea); partenerilor de afaceri, agentilor si clientilor; consultantilor externi si profesionisti; asociatiilor (inclusiv sindicate si consilii de lucru ale angajatilor) si/sau instantelor. Datele dvs. cu Caracter Personal vor fi divulgate unor astfel de terti doar in masura in care este necesar in legatura cu executarea contractelor, cu activitatile Societatii si/sau cu scopurile enumerate in Sectiunea (4) de mai sus, asa cum este permis de consimtamantul angajatului (daca se aplica) sau altfel autorizat, cerut sau permis de lege.

  • Transferul Datelor cu Caracter Personal in afara UE sau SEE

Ca principiu, Societatea nu va transfera Datele cu Caracter Personal in afara Uniunii Europene sau a Spatiului Economic European.

  • Temeiul juridic pentru prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

Obligatiile de angajator ale Societatii si obligatiile contractuale si/sau legale ale acesteia, interesele sale legitime si/sau necesitatea de a incheia sau de a executa un contract, in conformitate cu dispozitiile legale privind confidentialitatea datelor, constituie temeiurile juridice ale operatiunilor de prelucrare a Datelor cu Caracter Personal descrise in prezenta comunicare.

Interesele noastre legitime sau cele ale unei terte parti includ cerintele noastre de a utiliza datele dvs. personale in litigii, investigatii, anchete ale autoritatilor sau in alte scopuri legale sau de reglementare care implica Societatea.

  • Securitatea datelor

Societatea mentine masurile de securitate fizice, tehnice si organizatorice pentru a proteja Datele cu Caracter Personal impotriva distrugerii, pierderii, modificarii, dezvaluirii, restrictionarii sau accesarii accidentale, ilegale sau neautorizate, indiferent unde sunt procesate.

Politica noastra de securitate reglementeaza modul in care va protejam Datele cu Caracter Personal; o copie a acestei politici de securitate poate fi obtinuta de la Departamentul de Resurse Umane.

  • Durata prelucrarii/ stocarii Datelor cu Caracter Personal

Intentionam sa pastram Datele dvs. cu Caracter Personal exacte si actualizate. De asemenea, ne straduim sa pastram Datele dvs. cu Caracter Personal nu mai mult decat este necesar pentru a indeplini scopurile enumerate in prezenta comunicare sau decat cele impuse de lege.

In acest sens, va informam ca Societatea pastreaza Datele dvs. cu Caracter Personal pe intreaga durata a contractului dvs. de munca sau de alta natura incheiat cu Societatea precum si o perioada de 5 ani de la data incetarii relatiei dintre dvs. si Societate.

Cu toate acestea, documentele legale legate de incetarea raportului de munca/ colaborare vor fi pastrate atata timp cat o astfel de incetare poate fi contestata iar Datele dvs. cu Caracter Personal care sunt necesare in legatura cu anumite drepturi de care dvs. beneficiati (cum ar fi: beneficiile de pensionare, invaliditate sau de urmas) vor fi pastrate atata timp cat este necesar, conform legii, pentru a asigura exercitarea acestor drepturi.

In plus, va rugam sa retineti ca anumite Date cu Caracter Personal pot fi incluse si in anumite documente contabile si/sau documente de salarizare ale Societatii, prin urmare trebuie respectata o perioada de pastrare extinsa, in conformitate cu legea aplicabila (o astfel de perioada de pastrare poate atinge chiar si 50 de ani, pentru cazul documentelor de salarizare).

In cazul in care sunteti un candidat pentru un post oferit de catre Societate (fara a fi formalizata vreo relatie cu Societatea), Datele dvs. cu Caracter Personal puse la dispozitia Societatii vor fi pastrate pentru o durata de 2 ani.

  • Drepturile dvs. in ceea ce priveste Datele cu Caracter Personal

In conformitate cu dispozitiile aplicabile in ceea ce priveste Datele cu Caracter Personal, va informam ca aveti urmatoarele drepturi, care pot fi exercitate prin adresarea unei cereri in acest sens utilizand datele de contact indicate in Sectiunea (13) de mai jos:

    1. Dreptul de acces la Datele cu Caracter Personal prelucrate, insemnand dreptul dvs. de a obtine din partea Societatii o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care va privesc si, în caz afirmativ, accesul la datele respective si conditiile in care sunt prelucrate (inclusiv scopul prelucrarii, categoriile de date prelucrate, destinatarii datelor);
    2. Dreptul de a solicita rectificarea sau stergerea Datelor cu Caracter Personal, insemnand dreptul dumneavoastra de a ne solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea datelor incomplete.

De asemenea, dreptul la stergerea Datelor dvs. cu Caracter Personal poate fi exercitat in anumite circumstante prevazute de legea aplicabila, incluzand: situatia in care Datele cu Caracter Personal nu mai sunt necesare in legatura cu scopurile prelucrarii, situatia in care persoana vizata de opune la prelucrare si nu exista alte interese legitime care sa prevaleze pentru prelucrare, situatia in care Datele cu Caracter Personal au fost prelucrate ilegal.

    1. Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii, insemnand dreptul dvs. de a obtine din partea Societatii restrictionarea prelucrarii in urmatoarele cazuri: (i) contestati exactitatea datelor (restrictionarea va atat timp cat este necesar Societatii sa verifice acuratetea Datelor cu Caracter Personal); (ii) prelucrarea este ilegala si dvs. va opuneti stergerii datelor solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor; (iii) Societatea nu mai are nevoie de Datele cu Caracter Personal in scopurile mai sus mentionate, dar dvs. solicitati Datele cu Caracter Personal pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta; sau (iv) dvs. v-ati opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care Societatea verifica daca drepturile legitime ale Societatii prevaleaza asupra drepturilor dvs.;
    2. Dreptul de a va opune prelucrarii, insemnand dreptul dvs. de a va opune prelucrarii din motive legate de situatia particulara in care va aflati, atunci cand prelucrarea (i) se intemeiaza pe interesele legitime ale Societatii sau ale unei terte parti, inclusiv in cazul activitatilor de profilare bazate pe acest temei ori (ii) in masura in care este aplicabil, este realizata in scopul comunicarilor de marketing direct, implicand crearea de profiluri;
    3. Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate, inclusiv profilare;
    4. Dreptul la portabilitatea datelor, insemnand dreptul dvs. de a solicita mutarea, copierea sau transferul datelor dvs. existente in baza de date a Societatii catre o alta baza de date, intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat, in cazul in care prelucrarea se bazeaza pe un contract si este efectuata prin mijloace automate;
    5. Dreptul de a depune plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal si de a va adresa instantelor de judecata competente.
  • Modificari ale Notificarii 

Daca ne schimbam substantial practicile privind Datele cu Caracter Personal sau aceasta Notificare, vom emite o Notificare revizuita si/sau vom lua alte masuri pentru a va notifica cu privire la modificari, in conformitate cu legislatia aplicabila.

  • Ofiterul de Protectia Datelor

In considerarea dispozitiilor legale aplicabile, Societatea a desemnat un Ofiter de Protectia Datelor (denumit si DPO sau Data Protection Officer).

Detaliile de contact ale acestuia sunt urmatoarele:

Email: dpo@creditamanet.ro

Tel: 021.310.40.48

Adresa: Calea 13 Septembrie 221 – 225 – 227 Sector 5 Bucuresti

  • Intrebari sau solicitari

Daca aveti intrebari cu privire la aceasta Notificare sau doriti (i) sa accesati sau sa revizuiti Datele dvs. cu Caracter Personal sau sa aflati mai multe informatii in legatura cu acestea sau (ii) sa faceti alt tip de solicitare legata de Datele dvs. cu Caracter Personal, va rugam sa contactati dpo@creditamanet.ro.

 

 

 

Copyright 2009 - 2024 © CreditAmanet.